Las exposiciones en la difusión del archivo II

Anteriormente habíamos visto la importancia de realizar tareas de difusión del archivo, del trabajo del archivero, de los servicios de los que pueden disfrutar los usuarios, etc. Y habíamos comenzado a esbozar un plan de cómo hacerlo. Pero igual de importante es hacer que ese plan de difusión funcione y, para ello, podemos pensar en un plan de promoción de estas actividades, concretamente de las exposiciones:

Publicidad de la actividad

Finalmente, con todo dispuesto ya, debemos encargarnos de planificar su difusión y publicidad. Para ello pensaremos en carteles que colocar en zonas visibles y transitadas de nuestro municipio, tablones de anuncios, etc. Confeccionaremos un tríptico con toda la información relevante como horarios, precio (sobre todo, remarcando si es gratuita), localización, título, un breve resumen o introducción al tema de la exposición, remarcando las curiosidades que puedan hacer más atractiva la asistencia del gran público y las imágenes más representativas con las joyas de la exposición. También si pensamos complementarla con actividades paralelas como conferencias, la presentación de algún libro sobre la historia municipal, si existe la posibilidad de contar con guías para la exposición, etc.

Debemos pensar en todos los recursos a nuestro alcance para difundir esta actividad con el fin de darla a conocer y promover la participación y visita a esta actividad del archivo. Son muchos los municipios que ya participan de la sociedad de la información mediante los medios digitales a nuestro alcance, como por ejemplo redes sociales, etc. Si el archivo o el ayuntamiento disponen de perfiles en las diferentes redes sociales como Facebook, Tuenti o Twitter, donde los principales “seguidores” o “amigos” serán vecinos de la localidad, es una fuente prioritaria a explotar.

También la prensa local puede estar más que interesada en inmortalizar el momento, no sólo anunciando la próxima inauguración de la exposición, sino asistiendo al acto de inauguración propiamente dicho para redactar la crónica de este acontecimiento. Seguramente el coste de este recurso, sea cero.

Puede ser buena idea también el pedir ayuda a otras instituciones para difundir la noticia. Los tablones de anuncios de otras dependencias municipales, las bibliotecas de la localidad e incluso en las puertas de comercios y establecimientos.

Pero para abrir más el círculo y que nuestros visitantes no se limiten a los propios vecinos de la localidad, puede ser buena idea participar con otros archivos municipales vecinos que quieran incluir la noticia de esta exposición entre sus medios de difusión (tablones de anuncios, boletines informativos, redes sociales, etc.)

Siempre resulta interesante realizar actividades paralelas relacionadas con el tema de la exposición y, en este caso, puede contarse con eminentes vecinos o cronistas locales para organizar, por ejemplo, conferencias sobre la historia del municipio. Seguramente, podamos encontrar a alguien que haya escrito un libro sobre el municipio y al cual podamos proponer presentarlo en el marco de nuestra exposición.

También pude ofrecerse a los colegios del municipio la visita de sus alumnos a esta exposición si, además, organizamos algún tipo de taller o actividad pedagógica acorde con sus edades para dar a conocer su localidad.

No hay que olvidar que una actividad del archivo como lo es esta exposición es una oportunidad ideal para explotar y difundir la actividad y recursos del propio archivo, de forma que en la exposición debe estar presente información sobre los recursos, herramientas y servicios del archivo. Es lógico incluir en las fichas que describen y acompañan a los objetos expuestos información sobre donde se encuentran en el fondo del archivo haciendo referencia a la signatura y cuadro de clasificación, pero si además el archivo cuenta con una web institucional y con parte del fondo digitalizado, un catálogo para hacer búsquedas, etc. este es el lugar donde darle una mayor publicidad.

Así pueden situarse referencias a estos recursos del archivo en el tríptico de la exposición, o la dirección del portal web en los carteles informativos… Incluso incluir imágenes de este en un cañon de proyección, etc.

Finalmente, y aunque hemos intentado movernos en unos costes bajos para la exposición, que básicamente se conforman por la reproducción de obras a exponer por motivos de seguridad, conservación o para evitar el préstamo desde otros centros e instituciones, podría resultar un impedimento para poder llevarla a cabo. Es en este caso donde entra en juego recursos como el de la esponsorización o patrocinio, es decir, solicitar a posibles interesados la inversión en esta iniciativa.

No debe resultar difícil encontrar empresas locales, o incluso servicios o unidades de la administración local que quieran responsabilizarse de ciertos gastos, como los anteriormente citados, a cambio, generalmente, de incluir su nombre o logo en algunos medios de la exposición, por ejemplo en la información de la exposición en la web del archivo o en los carteles y trípticos que puede salvarse fácilmente con la inclusión de la fórmula “con el patrocinio de…”, “con la colaboración de…”, etc.

Para ello podemos entrevistarnos con asociaciones de comerciantes de la zona, con entidades bancarias presentes en el municipio, pequeños comercios, asociaciones de vecinos o, incluso, instituciones eclesiásticas.

Se trata, además, de vender esta actividad, no sólo como medio para promocionar el archivo y su contenido y servicios, difusión cultural o actividad de ocio, que puede no ser una justificación atractiva para los posibles patrocinadores, sino como un espacio adicional en el que promover el interés por el municipio mediante el conocimiento de su historia, así como el de su realidad actual.

El interés por conseguir estos patrocinios y colaboraciones variará en función de la disponibilidad de los recursos económicos con que esté dotado el archivo municipal para llevar a cabo actividades de promoción y difusión como lo es esta exposición.

Si la recaudación de ayudas económicas son generosas puede incluso pensarse en invertir en la propia colección de la exposición, encargando, por ejemplo una maqueta del municipio y de su término municipal. Las posibilidades son muchas y todo ello dependerá de los recursos que seamos capaces de captar y de nuestra imaginación como profesionales de archivo.

Viene de un post anterior. Consúltalo!!!

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