Las exposiciones en la difusión del archivo I

Los archivos custodian y conservan bienes culturales de carácter permanente que tienen que ser puestos al servicio de los ciudadanos; es decir, tanto para investigadores como para el público en general.

A los primeros, los investigadores, resulta “sencillo” llegar una vez que estos han identificado su necesidad informativa y encuentran que nuestro archivo puede darles respuesta a través de los instrumentos de control e información que nos son habituales (inventarios, catálogos, cuadros de clasificación…).

Sin embargo, para el gran público los archivos son aún cosa poco conocida y, aún para la mayoría de ellos, lugares oscuros de difícil acceso y sin ningún interés para la gente corriente. Es por esto por lo que se hace necesario un plan de difusión más activa con el que desmitificar este tópico que aún pesa sobre nuestras instituciones (mejor no entrar, por el momento, en si de forma justificada o injustificada).

Así pues, es momento de echarle imaginación para realizar actividades de difusión, eso sí, siempre acorde con nuestras posibilidades, los recursos de que disponemos, de los objetivos que nos hemos marcado, etc.

Algunas de las actividades de carácter cultural más recurrentes en materia de difusión de archivos son las exposiciones, conferencias, cursos, talleres y visitas organizadas, que van a atraer el interés del ciudadano y a servir para dar a conocer la labor del archivero y los fondos custodiados en el archivo.

Este post pretende centrarse en la planificación y organización de las exposiciones como una de las posibles actividades en la difusión del archivo y, más específicamente del archivo municipal: Tarea muchas veces complicada por el escasísimo presupuesto con el que suelen contar estas instituciones. Aún así, o quizá precisamente por ello, merece la pena concienciarnos de la necesidad de invertir cuanto sea posible en actividades de difusión como estas.

Pasos previos para la planificación y organización de una exposición de un archivo municipal

A la hora de organizar una exposición en un archivo, es necesario, en primer lugar, un conocimiento extenso sobre las posibilidades de sus fondos y colecciones. Hay que ser realista puesto que no puede realizarse una exposición de determinado asunto, si entre la documentación de nuestro archivo no contamos con elementos suficientes para plantear una exposición interesante y lo suficientemente justificada. Por lo tanto, los temas de las exposiciones es un asunto crucial que precisa de un conocimiento en profundidad de los fondos y colecciones de nuestros archivos.

Los temas más recurrentes son la historia de una localidad o región determinada, la conmemoración de un acontecimiento histórico, el homenaje a una persona destacada/conocida, etc. Además, el enlazar con temas de actualidad puede estimular el reclamo para la visita a nuestra exposición y, por tanto, a nuestro archivo, y así favorecer la difusión de documentos que de otra forma no estarían al alcance del ciudadano medio.

Para empezar, debemos contar con un espacio en el que ubicar la exposición. Es habitual, sobre todo en los archivos municipales pequeños, el que estos no cuenten con un espacio permanente donde desarrollar estas actividades culturales y de difusión. El sitio indicado, siempre que sea posible, será el propio archivo, pues pretende dársele a conocer, y preferiblemente en su hall por motivos funcionales, de espacio y seguridad. Debe disponerse además, de mobiliario específico para la exposición como vidrieras expositivas, tablones móviles, etc. No es complicado hacerse con unos cuantos de ellos o, incluso, fabricarlos nosotros mismos con los materiales que podamos conseguir.

Preparando nuestra exposición

El siguiente paso en la planificación de una exposición es el de la búsqueda y recuperación de aquel material susceptible de exponer, de acuerdo al tema de la exposición.  Para el supuesto del tema planteado sobre la historia del municipio intentaremos rescatar aquellos documentos históricos y/o curiosos que, no sólo den testimonio de la existencia del municipio en las distintas épocas, sino también que den testimonio de su actividad y sucesos de interés popular, hechos curiosos, etc. Y solicitar, si fuera necesario, los permisos pertinentes a los responsables para poder utilizarlos en ella.

Por supuesto, hemos de contar con las particularidades de cada localidad pues existen algunas salvedades que hay que tener en cuenta. Por ejemplo, una de las peculiaridades en la Comunidad Autónoma de Madrid es el caso de la localidad de Tres Cantos, municipio que fuera segregado del de Colmenar Viejo  en 1991, aunque sus orígenes están en los planes de descongestión de la capital del ministro Vicente Mortes basándose en el modelo New Town inglés, por ejemplo, por lo que podría tener que recurrirse al archivo de aquel otro municipio en busca de elementos y documentos para nuestra exposición.

Otro caso peculiar es el de Rivas-Vaciamadrid, localidad conformada por la Dirección General de Regiones Devastadas uniendo los términos municipales de Ribas del Jarama y de Vaciamadrid al haber quedado ambas destruidas en la Guerra Civil Española al estar situadas justo en lo que fuera el Frente del Jarama, donde se librase una de las batallas más cruentas de esta guerra, por lo que entonces, los elementos disponibles para una exposición sobre la historia municipal pueden ser inexistentes y deba elegirse otro tema de interés: Por ejemplo, la Batalla del Jarama en el término municipal de Rivas-Vaciamadrid, el desarrollo urbanístico municipal (Rivas es uno de los municipios que más rápidamente han crecido en los últimos 25 años en España), etc.

También hemos de contar con aquellos casos especiales en los que el archivo, al menos sus fondos históricos, no están custodiados en el archivo municipal correspondiente sino en un archivo intermedio o en un archivo histórico como es el caso de municipios como Torrelaguna, Serranillos del Valle, Bustarviejo o Zarzalejo, los cuales se hallan en el Archivo Regional de Madrid por razones de conservación, falta de medios u otros. En estos casos habrá que pedir, si no fuera factible el préstamo de los documentos, al menos sus copias, que pueden ser digitales, microfilmadas o incluso una simple fotocopia.

Una vez recuperados estos documentos y seleccionado de entre ellos cuales serán expuestos es la hora de combinarlos con otros objetos de interés para la exposición: Prestaremos atención a documentos gráficos (fotografías, carteles, etc.) y también a objetos históricos del municipio, como esculturas, fuentes, bancos antiguos, etc. propios de la localidad y que podremos encontrar, seguramente, en los museos locales, o bien en los almacenes municipales donde a menudo se almacenan elementos de este tipo. En definitiva, cualquier cosa que nos ayude a recrear un pedazo de la historia municipal.

Una buena idea para preservar ese “coste cero” de la exposición es recurrir a la colaboración ciudadana con la que conseguir prestados o donados elementos para la exposición. Es muy común el que los habitantes tengan fotos, videograbaciones y otros objetos interesantes para la exposición y que quieran ceder.

Hay que tener en cuenta que los documentos textuales no deben sobrepasar el 30% de los documentos expuestos, reservando al menos un 70% para documentos gráficos tales como fotografías, posters, pinturas, mapas y planos, correspondencia con membretes ilustrados, etc.

Para ampliar la colección expositiva debemos buscar allí donde pueden existir objetos de interés para nuestra exposición y que no podemos cubrir nosotros mismos con nuestros propios recursos. Como el préstamo de documentación por parte de otros archivos, especialmente aquellos con fondos  históricos, debe complementarse con la contratación de seguros relativamente caros que corren a cargo de la institución que solicita el préstamo, tal vez sea buena idea para reducir gastos, recurrir en lugar de al préstamo en sí de documentos, a su reproducción en distintos soportes.

De aquellos documentos que pretendan exponerse directamente podrá solicitarse su fotocopia a color y así poder jugar, además, con el tamaño del documento ampliándolo, por ejemplo. Aquellos documentos para su exposición directa que resulten de especial interés e importancia podría interesar solicitar su reproducción facsímil. Y aquellos documentos menores de los que sólo interesen ciertos detalles, etc. podrían reproducirse mediante filmación o en diapositivas para su exposición mediante cañones y proyectores.

Esta medida no sólo plantea una liberación en la responsabilidad sobre las obras solicitadas en préstamo, sino que puede resultar bastante más económica que contratar seguros, etc. y, además, conlleva un valor añadido al pensar que adquiriremos materiales expositivos en propiedad si pretendemos conformar la exposición con carácter permanente.

Una buena idea, para continuar planificando esta exposición es la de pasear por museos municipales de otras localidades para tomar ejemplo, ideas e, incluso, consultar con sus responsables preguntando por una orientación a la hora de disponer los elementos que hemos seleccionado y “reclutado” en nuestra exposición. Pueden darnos indicaciones y directrices interesantes sobre las técnicas museísticas que hagan de nuestra exposición una actividad cultural y lúdica con el mayor rendimiento posible.

 Continúa en este post.

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